Règlements JCBUL Mise à jour à l’Assemblée Générale Annuelle (AGA) le 20 novembre 2021
1. Le JCBUL est un jardin biologique. Aucun engrais ou pesticide chimiques, roténone, boule à mites, bois traité ou peint ne sont tolérés. Tout membre enfreignant ce règlement sera expulsé.
2. Les parcelles disponibles pour la location sont prioritairement offertes aux membres de la communauté universitaire.
3. Il est interdit de transférer des parcelles entre les membres ou à d’autres personnes. Les parcelles transférées sans l’accord du conseil d’administration seront récupérées et louées aux personnes inscrites sur la liste d’attente.
4. Un membre ne peut louer plus de deux parcelles, sauf pour les membres ayant des droits acquis.
5. La saison de jardinage débute aussitôt que le terrain est propice au travail du sol. Les jardiniers qui n’auraient pas désherbé et nettoyé leur parcelle le 7 juin perdront leur parcelle et n'auront pas droit à un remboursement. Ils en auront été avisés par écrit au cours de la dernière semaine de mai.
6. À chacun son espace. Il est interdit d’enlever les poteaux de démarcation des parcelles. Une bande de 20 cm (10cm/10cm) doit être laissée libre et sans végétation comme espace mitoyen entre les parcelles.
7. Tout jardinier est tenu de bien entretenir son jardin, cela implique le nettoyage des allées de circulation adjacentes à ses parcelles (moitié-moitié avec son voisin), le contrôle des mauvaises herbes et des doryphores pendant tout l’été. Les jardiniers qui ne se seront pas conformés aux deux avis d’entretien envoyés par écrit à une semaine d’intervalle recevront un avis du conseil d’administration les informant que leur parcelle sera reprise.
8. Les récoltes doivent se faire au fur et à mesure pendant la saison. Si, pour une raison ou une autre, ce n’est pas possible, chaque membre concerné doit déléguer quelqu’un pour qu’il fasse la récolte ou en informer le maître-jardinier afin de permettre de récolter à sa place et de faire bon usage de cette récolte.
9. Il est interdit d’ériger toute structure (clôture ou autre) ou de cultiver des plantes hautes qui seraient susceptibles de nuire à la culture ou de faire ombrage aux parcelles avoisinantes. Tout cas litigieux devra être soumis au conseil d’administration. Après avertissement par le maître-jardinier, si rien n’est fait, le conseil d’administration se réserve le droit de régler le problème à sa convenance.
10. L’arrosage s’effectue en puisant l’eau des barils mis à la disposition des jardiniers ou en utilisant les boyaux d'arrosage. Les barils ne doivent jamais servir au nettoyage des outils ou des légumes et doivent être remplis s’ils sont vides. Après usage, les boyaux d'arrosage doivent être replacés à l’endroit prévu.
11. Tout jardinier est tenu de bien disposer de ses déchets et de faire un bon usage des différents bacs disponibles. Les bacs bruns sont réservés aux déchets végétaux (plantes cultivées et mauvaises herbes) pour fin de compostage. Les autres déchets non compostables ou non recyclables doivent être jetés dans la poubelle ou le conteneur en métal.
12. L’équipement de jardinage doit être utilisé avec soin. Les outils doivent être nettoyés et remis dans le cabanon après usage. Tout jardinier négligent aura à défrayer la réparation ou le remplacement du matériel endommagé.
13. Le dernier jardinier à quitter le terrain est tenu de barrer le cabanon d’outils.
14. Le locataire d'une parcelle est invité à participer aux travaux communautaires (quatre heures par membre). Les travaux communautaires se font sur mandat et sous la supervision du maître-jardinier. Pour encourager la participation aux travaux communautaires, un dépôt de 25$ est demandé lors de l'inscription. Ce dépôt sera rendu lorsque les tâches auront été accomplies. Les demandes de remboursement devront être faites avant la fin de l'année en cours.
15. Aucun vol ou acte de vandalisme ne sont tolérés de la part des membres. Tout membre enfreignant ce règlement sera expulsé.
16. Tout membre doit faire preuve d’un esprit communautaire et coopératif. Les membres sont tenus responsables des personnes qui les accompagnent. Tout membre démontrant une attitude nuisible à la paix et aux biens d’autrui sera expulsé.
17. Tout membre peut utiliser l’aire de pique-nique pour lui et ses invité-e-s à la condition de nettoyer l’espace après usage.
18. Les voitures, les bicyclettes et les animaux de compagnie sont prohibés dans l'aire des jardins.
19. Il est interdit de fumer dans l'aire des jardins, cependant cela est permis dans l'aire de pique-nique.
20. Il est interdit de consommer de l’alcool sur le terrain du jardin communautaire, sauf lors des activités organisées par le JCBUL.
21. Afin de minimiser l’impact des ravageurs au JCBUL, l’Assemblée générale a chargé le conseil d’administration : 1) de poser à l’extérieur des parcelles des trappes pour attraper de petits rongeurs ; 2) de placer des cages pour capturer des marmottes. Les marmottes capturées seront relocalisées à distance du jardin dans un endroit propice à leur bien-être.
22. Chaque jardinier est responsable des mesures de lutte aux ravageurs dans sa ou ses parcelle(s), par les moyens qu’il juge appropriés. Il est cependant exigé de minimiser la souffrance animale. L’usage de poison est interdit. 23. Tout membre dont la parcelle abrite un antre de marmotte sera informé et devra agir pour solutionner le problème exposé. Si 48 heures après l’envoi de l’avis au membre, aucune action a été réalisée pour solutionner le problème, le conseil d’administration se chargera de faire le nécessaire pour éliminer la nuisance que constitue un antre de marmotte dans une parcelle.
Charte
Mise à jour à l’Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) le 18 novembre 2017
Partie I – Définitions
Abréviations
CA : conseil d’administration AGA : assemblée générale annuelle AGE : Assemblée générale extraordinaire PV : procès-verbal JCBUL : Jardin communautaire biologique de l’Université Laval
Parcelle
Espace de terrain d’une dimension de 4 m x 4.25 m (17 mètres carrés), loué annuellement à un membre locataire pour jardinage.
Membre du JCBUL
Le membre du JCBUL ou membre locataire est la personne, ou membre collaborateur, qui paie annuellement les frais d’inscription pour sa ou ses parcelles ainsi que les frais de couverture des travaux communautaires. Un membre ne peut remplir qu’une seule fiche d’inscription.
Membre collaborateur
Personne physique identifiée par le membre locataire auprès des membres du CA. Elle est autorisée à aller jardiner en sa présence ou en son absence. Le collaborateur doit présenter la carte d’inscription du membre locataire en cas de vérification d’identité.
Règlements
Désigne les règlements et la Charte.
Partie II – Dispositions générales
2.1 - Nom Le présent organisme sera connu et désigné par le nom de Jardin communautaire biologique de l’Université Laval. Le JCBUL est l’abréviation du nom de l’organisme.
2.2 - Correspondance La correspondance du JCBUL sera acheminée au secretariatjcbul@yahoo.ca.
2.3 - Lotissement de la superficie cultivée La location de la (ou des) même(s) parcelle(s) est renouvelée annuellement sous réserve du paiement de la cotisation annuelle et du respect des règlements. Le nombre maximum de parcelles qu’un membre peut louer est de deux (2) sauf pour les membres ayant des droits acquis.
2.4 - Objectifs Le JCBUL se donne comme objectifs de :
Améliorer la qualité de vie sur le campus de l’Université Laval;
Développer « l’esprit communautaire » chez ses membres;
Fournir et animer un lieu de rencontre, de détente et d’échange entre ses membres;
Permettre aux membres d’acquérir les connaissances de base en horticulture biologique ;
Promouvoir le concept de campus durable de l’Université Laval.
Partie III – Inscriptions
Les anciens membres du JCBUL ont la priorité pour renouveler leur inscription et ainsi conserver leur(s) parcelle(s). Ensuite, les membres de la communauté de l’Université Laval ont priorité pour s’inscrire et obtenir une nouvelle parcelle (une par membre). S’il reste des parcelles disponibles, les membres ont l’opportunité d’obtenir une parcelle additionnelle jusqu’à concurrence de deux parcelles. Le membre doit avoir été un bon jardinier, tel que défini dans les règlements.
La date d’inscription des anciens membres du JCBUL est le dernier samedi du mois d’avril; celle des nouveaux membres est fixée au samedi suivant, sauf circonstances exceptionnelles.
Les parcelles ne sont pas transférables et ne peuvent pas être sous-louées.
La fiche d’inscription est un contrat liant le membre locataire, et le cas échéant le collaborateur, et le JCBUL. Signer ce contrat implique le respect des droits et obligations de chaque partie.
Partie IV – Droits et obligations des membres
4.1 - Droits Les membres du JCBUL ont le droit de participer aux activités organisées par le JCBUL, de recevoir les avis de convocation à l’AGA, d’y assister et de voter. Ils sont éligibles comme administrateurs.
4.2 - Obligations Tout membre du JCBUL doit respecter les conditions suivantes :
Avoir signé un contrat de location d’une ou de plusieurs parcelles de jardinage;
Respecter la charte et les règlements du JCBUL;
Participer aux travaux communautaires ou, à défaut, payer la contribution de couverture des travaux communautaires définis dans les règlements du JCBUL;
Respecter les décisions votées lors de l’AGA;
Satisfaire à toute autre condition que pourra décréter le CA du JCBUL si celui-ci juge qu’une condition doit s’appliquer avant la tenue de la nouvelle AGA pour le bien des membres du JCBUL.
Il incombe à tous les membres du JCBUL de s’assurer qu’ils pratiquent le jardinage ou toute autre activité ayant lieu sur le site du JCBUL de façon sécuritaire, et ce, en tout temps. Chaque membre est également responsable que toute personne les accompagnant pour ces activités les pratique en toute sécurité.
Les membres locataires sont fortement encouragés à participer à l’AGA pour participer aux décisions relatives au fonctionnement du JCBUL.
Le membre locataire et le membre collaborateur sont solidaires l’un envers l’autre devant le CA quant au respect des règlements du JCBUL.
4.3 – Cotisation annuelle Le montant des cotisations annuelles des membres (location d’une parcelle et frais de couverture des travaux communautaires) est fixé par les membres lors de l’AGA sur proposition du CA.
4.4 - Exclusion d’un membre Tout membre du JCBUL dont la conduite ou les activités sont jugées nuisibles ou contrevenant à la charte ou aux règlements du JCBUL est passible d’exclusion par le CA après l’envoi de deux avis écrits, après un délai de deux semaines suivant l’envoi du premier avis écrit, si le membre n’a pas corrigé la situation dénoncée. Sauf dans des cas de force majeure comme un accouchement, une maladie ou le décès d’un proche. Dans un tel cas, il revient au CA d’évaluer si le membre fautif abuse de la situation.
4.5 - Procédure de plaintes Lorsqu’un membre du JCBUL veut déposer une plainte concernant un sujet relevant de l’autorité du JCBUL, il le fait en premier lieu auprès de la personne occupant le poste de maître-jardinier. Si le membre n’est pas satisfait de la réponse fournie ou de la décision prise par le maître-jardinier, il s’adresse au CA pour obtenir un complément d’information ou pour faire appel de la décision. La personne occupant le poste de maître-jardinier doit alors être présente pour donner son point de vue.
Partie V - Structures administratives 5.1 - Généralités Le CA est formé de membres bénévoles élus lors de l’AGA, qui ont pour mandat d’assurer le bon fonctionnement des affaires courantes du JCBUL et de veiller à l’application des règlements. Leur nombre est fixé lors de l’AGA, entre un minimum de cinq et un maximum de neuf. Leur mandat est d’une durée de deux ans. Il est renouvelable.
Le JCBUL et les membres du CA se dégagent de toute responsabilité des blessures occasionnées et des dommages engendrés sur les structures, les outils, sur le terrain du JCBUL et sur le terrain de l’Université Laval adjacent par les membres, les personnes qui les accompagnent et des visiteurs externes.
En cas de poste vacant, le CA verra à pourvoir le poste vacant avant la prochaine AGA pour atteindre le minimum de cinq membres.
L’AGA est souveraine. Elle est convoquée à partir de la plus récente liste des inscrits du JCBUL.
Tout membre du CA qui n’a pas participé à trois réunions consécutives du CA sans approbation préalable du CA perd son statut d’administrateur.
5.2 Assemblée générale annuelle Une (1) assemblée générale par année est tenue durant le dernier trimestre de l’année courante.
Le CA fait parvenir aux membres un avis de convocation et un ordre du jour au moins deux semaines avant la tenue de l’AGA. Les membres sont responsables de s’assurer de communiquer au JCBUL leurs coordonnées valides. Ils sont aussi informés par un affichage au jardin ainsi que par différents médias (site web du JCBUL et Facebook) avec la mention : « à adopter » ou « pour adoption au prochain AGA ».
Le quorum est constitué par les membres présents et qui ne sont pas membres du CA. Un minimum de 10 % de membres qui ne font pas partie du CA est nécessaire pour apporter des changements aux règlements, à la Charte ou pour augmenter la cotisation ou les frais de couverture des travaux communautaires.
Le PV de cette AGA est publié par le CA sur le site web du JCBUL avant la saison suivante.
5.3 Assemblée générale extraordinaire Une assemblée générale extraordinaire, dont le quorum est constitué par un minimum de 10 % des membres qui ne font pas partie du CA, peut être convoquée : -par le coordonnateur; -par la majorité des membres du CA; -par 10 % ou plus des membres du JCBUL, sur présentation des raisons extraordinaires qui la justifient. Une communication écrite à ce sujet doit être envoyée au secrétaire du CA. Avant de déclencher la procédure de convocation d’une AGE, le secrétaire du CA convoque une réunion entre au moins trois membres du CA et au moins trois représentants des demandeurs afin de tenter d’éviter la tenue d’une AGE, en recourant à la négociation. Cette réunion doit se tenir dans un délai maximum de deux (2) semaines après que le secrétaire ait reçu la demande de tenue d’une AGE. -seul le point à l’ordre du jour est discuté. -toute la documentation liée à la convocation d’une AGE par les membres et à la négociation qui aurait permis de l’éviter doit être soumise à l’AGA régulière pour que tous les membres du JCBUL en soient informés.
5.4 Vote À toute assemblée générale annuelle ou assemblée générale extraordinaire, seuls les membres du JCBUL ont droit de vote, chaque membre ayant droit à un seul vote. Les votes par procuration ne sont pas admis. Après discussion, les questions soumises au vote sont décidées à la majorité simple des voix exprimées. Le président d’assemblée n’exerce son droit de vote qu’en cas d’égalité des voix.
5.5 Conseil d’administration 5.5.1 Le CA est formé de membres du JCBUL élus lors de l’AGA pour deux années. Le CA se compose d’un coordonnateur[1], d’un adjoint au coordonnateur, d’un trésorier, d’un secrétaire, d’au moins un (1) administrateur et d’un maximum de cinq (5) administrateurs. Afin d’assurer une continuité, dans le cas où une forte proportion des membres du CA quitterait leur poste, des mesures transitoires devront être mises en place. De plus, le maître-jardinier pourra être invité à participer aux réunions du CA mais cela ne lui confère pas de droit de vote. Des observateurs pourront demander à assister aux séances du CA, mais ils n’auront pas le droit de vote, ni de droit de parole.
5.5.2 Tout membre du CA entre en fonction à la clôture de l’AGA au cours de laquelle il a été élu. Il demeure en fonction jusqu’à ce que son successeur ait été élu, à moins que dans l’intervalle il n’ait été exclu en conformité avec les dispositions de l’article 4.4 de la charte du JCBUL
5.5.3 Tout administrateur devant quitter ses fonctions devra en aviser le CA par écrit dans un délai raisonnable.
5.5.4 Trois (3) membres du CA constituent le quorum pour toute assemblée ou conseil d’administration. Le coordonnateur et l’adjoint coordonnateur doivent être un de ces trois membres.
5.5.5 Pour toute réunion ordinaire, les membres du CA doivent être avisés au moins sept (7) jours à l’avance. Un délai minimum de trois (3) jours doit être respecté pour la tenue d’une réunion extraordinaire.
5.5.6 À toute assemblée du CA, les questions soumises sont décidées à la majorité simple des voix exprimées. Le président d’assemblée n’exerce son droit de vote qu’en cas d’égalité des voix.
5.5.7 Tout membre du CA est tenu de respecter la confidentialité des échanges lors des réunions et assemblées du CA.
5.5.8 Tout membre du CA est tenu d’être impartial en cas de conflit et de se retirer des discussions et des décisions s’il est en conflit d’intérêts. Il doit être solidaire avec les décisions votées majoritairement par les membres du CA, ou démissionner s’il trouve la situation intenable. Son avis et abstention au vote concernant la situation en litige devront être inscrits au PV correspondant.
5.5.9 Les devoirs des administrateurs sont d’assurer la bonne marche du JCBUL de même que d’en assurer la continuité.
5.5.11 Les responsabilités du coordonnateur sont les suivantes : -Voir au respect des règlements du JCBUL; -Être porte-parole du JCBUL; -Contresigner tous les PV des réunions du JCBUL; -Fournir à l’AGA un rapport de son mandat; -Définir et contrôler les activités de la personne engagée à titre de maître Jardinier(ère) conformément au document décrivant les tâches et responsabilités de ce poste.
5.5.12 L’adjoint au coordonnateur assiste et assume les fonctions du coordonnateur en son absence.
5.5.13 Les responsabilités du trésorier sont les suivantes : -Procéder à la gestion financière du JCBUL en accord avec le CA; -Avoir la charge des livres comptables du JCBUL; -Tenir un relevé précis des actifs, passifs, revenus, dépenses, recettes et déboursés du JCBUL; -Être le percepteur de tous les deniers de l’association et les déposer dans un compte bancaire au nom du JCBUL; -Présenter à l’AGA un rapport financier; -Assumer les fonctions du coordonnateur en son absence et en l’absence de l’adjoint au coordonnateur.
5.5.14 Les responsabilités du secrétaire sont les suivantes : -Être responsable de l’organisation des réunions du CA et de l’AGA. Préparer les avis de convocation, les ordres du jour et voir à la présentation de l’information nécessaire à leur bonne marche; -Rédiger et signer les PV des réunions; -Être responsable de la correspondance et de tous les documents du JCBUL; -Avoir la garde de tous les livres, documents et autres dossiers du JCBUL autres que les documents financiers.
5.5.15 Les responsabilités et fonctions des administrateurs sont fixées par le CA.
Partie V - Comités
Les membres des comités sont désignés par le CA, qui détermine également leur mandat. -Comité des communications : ses membres sont responsables de la Binette, Facebook, le site Web du JCBUL et les événements à organiser. -Comité d’entretien : ses membres sont responsables de s’assurer du respect et de l’entretien des allées communes, des parcelles, des outils aratoires et des infrastructures.
Pour toute autre situation qui l’exige, le CA peut former un comité ad hoc à cet effet.
Partie VI - Finances
L’année financière est fixée du 1er janvier au 31 décembre.
Le trésorier doit donner un compte rendu des revenus et dépenses à chaque réunion du CA. Toute dépense supérieure à 500 $, ou extraordinaire, doit être approuvée par le CA.
Seuls le coordonnateur, l’adjoint au coordonnateur ou le trésorier sont autorisés à signer tout effet bancaire. Deux signatures sont requises pour toute transaction bancaire.
Partie VII - Charte
Le CA peut modifier la charte du JCBUL. Cette modification doit être approuvée par les membres du JCBUL lors de l’AGA.
[1] L’emploi du terme de « coordonnateur » au détriment du terme « président » cherche à refléter davantage la tâche de la personne et le caractère communautaire des décisions prises. La notion de présidence implique la présence d’une autorité supérieure de la personne, alors que la coordination évoque un travail collégial entre les membres du conseil d’administration.
